Nejbližší termíny kurzů

    Jak sdělovat závěry hodnocení?

    Rubrika: Personální management, vydáno: 05. 08. 2015, autor: PhDr. Kateřina Marklová

    V minulém článku jsme se věnovali periodickému hodnocení zaměstnanců. Kladli jsme důraz především na možné chyby a jak se jim vyvarovat. Rádi bychom navázali na toto téma. Tentokrát se zaměříme na způsob, jak sdělovat závěry, abychom z hodnocení dokázali vytěžit co nejvíce pozitivních výsledků. Hodnocení je pro většinu lidí velmi citlivá záležitost. Samo o sobě připomíná školní léta, pro někoho může být hodnotící situace ohrožující, vždyť tolik zavání kritikou. Přitom by periodické hodnocení zaměstnanců mělo mít především motivační ráz. Dovedete si jistě představit, že při nevhodně sdělovaných závěrech se může zaměstnanec dostat do obrany. Místo společné tvůrčí debaty, v jakých oblastech se dále rozvíjet, se začnete dohadovat, zaměstnanec se bude bránit, že vše co mu vyčítáte, vlastně už dělá. A to určitě nikdo z nás nechce.

    Zobrazit termíny kurzů…

    Jak se vyhnout případným dohadům? Z vlastní zkušenosti víme, že je důležité zajistit si dostatek času a klidné místo pro sdělování výsledků. Nejlépe seďte bokem nebo kolmo, ve stejné výšce jako hodnocený. Jakékoliv nerovnosti při rozhovoru (stůl mezi vámi, jeden z vás sedí a druhý stojí, posazení zaměstnance na druhý konec zasedacího stolu, apod.) vytvářejí pocit nadřazenosti na vaší straně a zaměstnanec se často nevědomky stahuje do obranné pozice s očekáváním výtek. Chovejte se přátelsky, otevřeně, usmívejte se, těžší témata odlehčete humorem, nebojte se shodit sami sebe. Emoce jsou totiž velmi nakažlivé, na podrážděnost reaguje většina lidí podrážděně a na úsměv zase úsměvem. Budete-li se vy sami zlobit, vyčítat či zastrašovat, hodnocený jedinec se buď stáhne do obranné ulity či se začne chovat agresivně stejně jako vy.

    Nejprve ze všeho vysvětlete zaměstnancům, jaký má hodnocení pro ně význam. To slouží jako prevence před případným napětím z hodnotící situace. Pak pokračujte pozitivními postřehy, co se zaměstnanci povedlo, jaké vlastnosti a schopnosti pro firmu oceňujete. Následujte připomínkami, o nich však vždy mluvíme na konkrétních příkladech. Neměli bychom hodnotit dotyčného člověka (jste pomalý, neefektivní, apod.), ale popisovat jeho práci a jak se promítá do činnosti organizace (Tento úkol jste dokončil dva týdny po termínu, čímž došlo ke zpoždění zahájení propagační akce). Domlouvejte se na konkrétní nápravě, včetně časového harmonogramu (Jak to můžeme dělat efektivněji? Co navrhujete? Jaký navrhujete termín dokončení této zakázky). Závěr celého evaluačního pohovoru vždy ukončete v pozitivním duchu, oceňte konkrétní vlastnost či schopnost (Oceňuji především Vaši schopnost jednat s klienty, kdy umíte velmi dobře využít Váš smysl pro humor).

    Během rozhovoru mějte neustále na paměti, že cílem pohovoru je motivovat zaměstnance k lepším výkonům, ne ho odradit! Vždy mu dejte dostatek času, aby vysvětlil svoje postoje a názory. Nevytvářejte záměrně stresové situace pramenící např. z vyhrožování, osobních útoků, osočování, agresivity, povyšování se (Opět jste nedokončil práci v termínu. Pokud budete takhle dále pokračovat, tak se rozloučíme. Venku čekají zástupy, co budou pracovat místo Vás a rádi). Pokud dojde k vyplavení silných emocí na straně hodnoceného (pláč, hněv), nechte je nejprve proběhnout, empaticky je můžete zrcadlit (Vidím, že je pro Vás těžké o tom mluvit... Chápu, že je pro Vás nepříjemné tohle poslouchat. Muselo Vás to rozčílit, že).

    Mezi nejčastější chyby při vedení rozhovoru patří přílišná netrpělivost (rychlé kladení otázek za sebou, popohánění, koukání na hodinky, podupávání nohou, apod.) či naše přílišná autoritativnost. Při nadměrném prosazování vlastní řídící role se druhý člověk dostává do submise (podřízenosti, někdy hraničící až s podlézavostí) nebo agrese (negativismus)‏. Kladení sugestivních otázek, které už obsahují implicitní odpověď, patří také mezi časté chyby v rozhovoru (Vám se to prostě nechce dělat, že?). Formulace otázek by měla být jasná a jednoznačná (Zadaný úkol jste dokončil dva týdny po termínu. Můžete mi k tomu něco říct? Co Vás k tomu vedlo?).

    Součástí periodického hodnocení zaměstnanců by mělo být také jejich osobní zhodnocení evaluace, včetně vyjádření, zda se závěry souhlasí či nikoliv. Pokud má hodnocený tendenci se příliš podhodnocovat, může to souviset s nevyváženým sdělování zpětné vazby, kde chybí pochvaly a ocenění. Také to může být částečně osobnostní charakteristika dotyčného svědčící o nízkém sebevědomí.

    Při nadhodnocování může zaměstnanci chybět průběžná zpětná vazba či mohou být nejasná kritéria hodnocení na straně organizace, kdy vzniká prostor pro odlišný výklad. Také zde může hrát roli osobnost zaměstnance, jedinec může mít tendenci nadhodnocovat se ve všech oblastech.

    Pokud hodnocený nesouhlasí s hodnotitelem, může se jednat o nevhodný způsob zpětné vazby (hodnocený se dostal do fáze negativismu) nebo o objektivní překážky na straně organizace (zaměstnanci je vytýkáno něco, co nemůže sám ovlivnit) či o osobnostní charakteristiku (neschopnost vyslechnout si jiný názor či kritiku na vlastní osobu, tendence k negativismu)‏.

    Může se také stát, že hodnocený není motivován ke změně. Tato situace často nastává, když jsou zaměstnanci postaveni před hotovou věc, nemohou se ke změně vyjádřit nebo nerozumí smyslu a výhodám změny.‏

    V dnešním článku jsme se zaměřili především na způsob komunikace, který by měl vyvolání konfliktů předcházet. I při sebeopatrnějším způsobu sdělování výsledků však může dojít ke sporu se zaměstnancem. Jak konflikty řešit jsme již probírali v dřívějším článku. Na každý spor však musí být vždy dvě strany, proto je každopádně dobré se zamyslet, jestli byla nějaká příčina na naší straně a jak se jí příště vyvarovat.

    Příloha:

    Shrnutí - sdělování závěrů:
    V nerušené místnosti mezi čtyřma očima.
    Zajistěte si dostatek času na každého zaměstnance.
    Je vhodné sedět bokem nebo kolmo, nedoporučuje se, aby byl mezi vámi stůl. Seďte ve stejné výši.
    Chovejte se přátelsky, otevřeně, usmívejte se, udržujte se zaměstnancem oční kontakt.
    Nepodceňujte zřetelnou výslovnost a klidný, přátelský tón hlasu.
    Vysvětlete zaměstnancům k čemu hodnocení slouží, čímž se sníží ohrožení z evaluační situace.
    Nejprve začněte pozitivními faktory, pak kritika a na závěr zdůraznit opět něco pozitivního.
    Chvalte!
    Při kritice uvádět konkrétní příklady a situace, nesoudit člověka.
    Domluvte se na konkrétní nápravě, včetně termínů.
    Ponechte dostatek prostoru pro vysvětlení postojů zaměstnance.
    Nebojte se říct nějakou kritiku i na sebe.
    Nejprve se ptejte, pak předkládejte vlastní názory.
    Nejprve hovořte o shodách, pak o rozdílech.
    Nevytvářejte záměrně stresové situace pramenící např. z vyhrožování, osobních útoků, osočování, agresivity, povyšování se.
    Během rozhovoru mějte neustále na paměti, co je jeho cílem - motivovat zaměstnance k lepším výkonům, ne ho odradit!

    Emoce jsou nakažlivé, což se projeví i během rozhovoru. Na podrážděnost reaguje většina lidí podrážděně a na úsměv zase úsměvem.
    Silné emoce nechte nejprve proběhnout, jejich průběhu můžete pomoci zrcadlením. Vidím, že je pro Vás těžké o tom mluvit.

    Chyby při rozhovoru:
    přílišná netrpělivost
    - rychlé kladení otázek za sebou, popohánění, koukání na hodinky, podupávání nohou, apod.
    přílišné prosazování vlastní řídící role
    - jsme-li příliš autoritativní, druhý člověk jde do submise nebo agrese (negativismus)
    sugestivní otázky
    - obsahují implicitně odpověď
    - formulace otázek má být jasná, jednoznačná
    nepodceňovat zřetelnou výslovnost a klidný, přátelský tón hlasu